در این مقاله در خصوص مسئله بسیار مهم مدیریت زمان در سازمان ها توضیح می دهیم. مدیریت زمان در سازمان ها به معنی مدیریت و کنترل کار هایی است که روزانه باید در سازمان ها انجام شود تا این گونه بتوان استفاده بهتری از زمان کرد و بهره برداری بیشتری از وقت موجود نمود. در فرهنگ ما و سایر کشور ها زمان اهمیت بسیار زیادی دارد. در ادبیات فارسی زمان از نظر ارزشی که دارد به طلا تشبیه شده است و توصیه های بسیار زیادی برای استفاده صحیح از زمان و قدر دانستن آن شده است.

قطعا اگر بتوان زمان را به درستی مدیریت نمود و برنامه ریزی صحیحی برای بهره برداری از اوقات مختلف داشت؛ می توان به موفقیت های چشمگیری دست یافت. البته مدیریت زمان یکی از رکن های موفقیت است که همراه با تلاش، تخصص و مهارت می تواند سبب شود یک فرد یا سازمان به موفقیت دست پیدا کند. معمولا افراد برای آشنایی بیشتر با یک کوچ همراه میشوند که آنها را راهنمایی کنند. برای آشنایی بیشتر با کوچینگ میتوانید از بلاگ کوچینگ چیست؟ بهره ببرید.

اهمیت مدیریت زمان در سازمان ها

هر فردی در هر مکانی که قرار دارد باید سعی کند زمان خود را به درستی مدیریت کند. این کار نیازمند مهارت و توانایی های فردی و همچنین برنامه ریزی می باشد. اما می توان گفت مدیریت زمان در سازمان ها از مدیریت زمان فردی نیز اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا در یک سازمان تعدادی از افراد با یکدیگر کار می کنند. روش ها و راه کار هایی که برای مدیریت زمان فردی استفاده می شود برای مدیریت زمان در سازمان ها کافی نیست. زیرا شرایط در یک مجموعه بسیار متفاوت با زندگی شخصی است. همچنین متغیر ها و پارامتر هایی که باید برای برنامه ریزی لحاظ شود نیز متفاوت است. اگر در سازمان ها و مجموعه های مختلف سعی می شود زمان به درستی مدیریت شود؛ قطعا می توان نتیجه های بسیار خوبی گرفت و مجموعه مورد نظر به موفقیت های بزرگی دست پیدا می کند.

نتایج و تاثیرات مدیریت زمان در سازمان ها چیست؟

در این بخش در مورد نتایج و تاثیرات مدیریت زمان در سازمان ها توضیح می دهیم. اگر مدیران مجموعه ها و سازمان های دولتی یا غیر دولتی در خصوص نتیجه ها و تاثیرات مدیریت کردن زمان اطلاع داشته باشند؛ قطعا تمامی تلاش خود را خواهند کرد تا مجموعه یا سازمان تحت مدیریت آن ها بهترین استفاده را از زمان بکند. در ادامه به چند مورد از این تاثیرات اشاره می کنیم.

افزایش بازدهی در سازمان ها و مجموعه های دولتی و غیر دولتی

 

قطعا تمامی مدیران تمایل دارند مجموعه تحت نظرات آن ها بهترین عملکرد و بازدهی را داشته باشد. برای رسیدن به چنین هدفی باید اقدامات مختلفی را انجام داد. یکی از مهم ترین اقداماتی که باید در هر مجموعه، برای رسیدن به بازدهی بیشتر انجام داد؛ مدیریت زمان می باشد. در صورتی که برنامه ریزی مشخصی از نظر زمانی وجود داشته باشد؛ کارمندان سعی می کنند وظایف خود را به بهترین روش و شیوه ممکن در زمان مشخص شده انجام بدهند. در این صورت کیفیت کار های انجام شده و سرعت آن ها افزایش پیدا می کند.

رهگیری نحوه عملکرد کارکنان سازمان و ایجاد انگیزه برای کارمندان

 

یکی دیگر از مزیت ها و تاثیرات مثبتی که مدیریت زمان در سازمان ها می تواند داشته باشد این است که این گونه مدیر آن مجموعه یا سازمان می تواند عملکرد کارکنان و کارمندان خود را رهگیری کند. در صورتی که برنامه زمانی مشخصی از قبل وجود داشته باشد؛ کارمندان باید طبق آن عمل کنند. در این صورت می توان عملکرد کارکنان و کارمندان را با برنامه ای که وجود دارد سنجید و از کم کاری های احتمالی جلوگیری کرد‌.

اما به غیر از این که کارفرما و مدیر مجموعه می تواند بر عملکرد کارکنان خود نظارت داشته باشد؛ امکان این وجود دارد که رقابت بین کارکنان و کارمندان شکل بگیرد. در صورتی که زمان در سازمان ها مدیریت شده باشد؛ درون کارمندان انگیزه ای برای انجام به موقع کار ها شکل می گیرد. همچنین فضای رقابتی نیز شکل خواهد گرفت و هر یک از کارمندان سعی می کنند کار خود را سریع تر انجام بدهند. در این صورت حتی ممکن است کارمندان وظیفه های خود را سریع تر از زمان مشخص شده انجام بدهند.

مهارت های لازم برای مدیریت صحیح زمان در سازمان ها

برای مدیریت زمان در سازمان ها باید نقشه راهی داشت. همچنین مدیریت وقت در صورت داشتن مهارت هایی امکان دارد.‌ برای برنامه ریزی و مدیریت وقت، ابتدا لازم است اهداف مجموعه مشخص شود. اهداف مجموعه باید به صورت بلند مدت و کوتاه مدت مشخص گردد. در صورتی که اهداف مجموعه یا سازمان به درستی مشخص باشد می توان برنامه ریزی کرد که وقت موجود را چگونه صرف نمود تا در زمان صحیح به هدف مشخص شده رسید.‌ یکی دیگر از مهم ترین مهارت هایی که برای مدیریت زمان باید داشت؛ تمرکز می باشد.

در صورتی که هنگام انجام کاری تمام تمرکز کارکنان بر روی آن باشد قطعا می توانند در زمان مشخص شده آن کار را انجام دهند و این گونه وقت موجود را مدیریت کنند. در صورتی که فردی تخصص و مهارت کافی را برای انجام کار خود داشته باشد اما دارای تمرکز نباشد؛ قطعا نمی تواند کار خود را به درستی  و در زمان مشخص شده انجام بدهد. همچنین لازم است استرس و اضطراب های کارمندان سازمان ها کاهش پیدا کند. در غیر این صورت کارمندان نمی توانند تمرکز کافی داشته باشند. استرس فقط یک مسئله فردی نیست. باید مدیر آن سازمان نیز تلاش کند تا با انجام اقدامات لازم، از تنش های محیط کار و در نتیجه استرس کارمندان خود بکاهد.

مقاله پیشنهادی : بهای تمام شده